Seri 5: Mengirim Email Otomatis dengan Template Dinamis

Pada seri sebelumnya, kita telah mempelajari Trigger dan Event Otomatis di Google Apps Script, pada seri ini kita akan belajar cara:

Mengambil data dari Google Spreadsheet.
Membuat template email dengan variabel dinamis (misalnya nama, tanggal, status, dll).
Mengirim email otomatis ke setiap penerima menggunakan GmailApp.

Dengan pendekatan ini, kita bisa membuat sistem seperti:

Pengiriman notifikasi otomatis ke pelanggan.
Reminder tugas mingguan.
Atau laporan rutin ke tim — semuanya tanpa perlu dikirim manual.

📊 1. Struktur Spreadsheet

Sebagai contoh, kita buat Spreadsheet dengan struktur seperti ini:

Nama	Email	Status	Tanggal Kirim
Umi	rumahbajuumi@gmail.com	Belum Dikirim
Rufaidah	rufaidahcantik2022@gmail.com	Belum Dikirim

Seri 5: Mengirim Email Otomatis dengan Template Dinamis

Simpan sheet dengan nama misalnya DataEmail.

🧱 2. Template Email

Kita bisa menyiapkan template langsung di kode, misalnya seperti ini:


const TEMPLATE_EMAIL = `
Halo {{nama}},

Kami ingin mengingatkan bahwa status Anda saat ini adalah: {{status}}.

Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Salam hangat,
Tim Otomasi Kita
`;

Kita akan mengganti {{nama}} dan {{status}} dengan data dari spreadsheet menggunakan JavaScript.

⚙️ 3. Membaca Data dari Spreadsheet

Sekarang kita buat fungsi untuk membaca data dari sheet dan mengirim emailnya satu per satu.


function kirimEmailOtomatis() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('DataEmail');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // Lewati baris pertama (header)
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const [nama, email, status, tanggalKirim] = data[i];
    
    // Hanya kirim jika belum dikirim
    if (status === "Belum Dikirim" && email) {
      
      // Ganti placeholder dengan data nyata
      let isiEmail = TEMPLATE_EMAIL
        .replace('{{nama}}', nama)
        .replace('{{status}}', status);
      
      // Kirim email
      GmailApp.sendEmail(email, "Notifikasi Status Anda", isiEmail);
      
      // Update status dan tanggal kirim di sheet
      sheet.getRange(i + 1, 3).setValue('Sudah Dikirim');
      sheet.getRange(i + 1, 4).setValue(new Date());
      
      Logger.log(`Email terkirim ke ${nama} (${email})`);
    }
  }
}

🧠 4. Penjelasan Kode

Mari kita uraikan sedikit:

getActiveSpreadsheet() → Mengambil spreadsheet yang sedang aktif.
getDataRange().getValues() → Mengambil semua data dalam bentuk array dua dimensi.
for (let i = 1; i < data.length; i++) → Melompati baris header.
GmailApp.sendEmail() → Fungsi bawaan Google Apps Script untuk mengirim email.
sheet.getRange().setValue() → Menulis ulang data ke spreadsheet (untuk menandai status pengiriman).

Dengan cara ini, setiap baris hanya akan dikirim sekali saja.

💡 5. Menambahkan Fitur CC, Lampiran, atau Format HTML

Kalau kita ingin membuat email yang lebih cantik, kita bisa gunakan HTML body:


function kirimEmailHTML() {
  const htmlBody = `
  <p>Halo <b>{{nama}}</b>,</p>
  <p>Status Anda saat ini: <b>{{status}}</b>.</p>
  <p>Terima kasih,<br>Tim Otomasi Kita</p>
  `;
  
  const isiEmail = htmlBody
    .replace('{{nama}}', 'Andi')
    .replace('{{status}}', 'Aktif');
  
  GmailApp.sendEmail('andi@example.com', 'Contoh Email HTML', '', {
    htmlBody: isiEmail
  });
}

Kita bisa juga menambahkan:

Lampiran → dengan attachments: [fileBlob]
CC / BCC → dengan cc: atau bcc: di parameter opsional.

🕐 6. Menjadwalkan Email Otomatis

Jika kita ingin fungsi kirimEmailOtomatis() berjalan otomatis setiap hari, tinggal tambahkan Trigger waktu seperti yang sudah kita bahas di Seri 4:


function buatTriggerEmailHarian() {
  ScriptApp.newTrigger('kirimEmailOtomatis')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(8)
    .create();
}

Setelah dijalankan sekali, GAS akan mengirim email otomatis setiap jam 8 pagi sesuai data terbaru di sheet.

🧩 7. Tips Praktis

Tambahkan try...catch agar script tetap aman meski ada error email.
Gunakan Logger.log() untuk memantau hasil di Execution log.
Jika ingin mengirim ribuan email, perhatikan batas kuota Gmail (biasanya 100–150 email per hari untuk akun biasa).

Contoh error handling:


try {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
} catch (err) {
  Logger.log("Gagal mengirim ke " + email + ": " + err);
}

Pada seri ini kita sudah belajar:

Membuat template email dengan placeholder dinamis.
Mengambil data dari Spreadsheet.
Mengirim email otomatis dan memperbarui status.
Menjadwalkan pengiriman dengan trigger waktu.

Sekarang kita sudah bisa membuat sistem notifikasi email otomatis tanpa perlu server atau aplikasi tambahan — hanya dengan kekuatan Google Apps Script.

🔜 Seri Selanjutnya

➡️ Seri 6: Mengelola File dan Folder di Google Drive Secara Otomatis

Kita akan belajar bagaimana membuat, menyalin, memindahkan, dan menghapus file di Google Drive menggunakan script — sangat berguna untuk backup otomatis dan pengelolaan dokumen digital.

Delphi Guru

Cari Blog Ini