Seri 6: Mengelola File dan Folder di Google Drive Secara Otomatis

Pada seri sebelumnya, kita telah belajar mengirim email otomatis dengan template dinamis, pada seri ini kita akan belajar:

Mengakses dan menelusuri file di Google Drive.
Membuat, menyalin, dan memindahkan file/folder.
Menghapus file lama secara otomatis.
Menggabungkannya dengan trigger waktu untuk backup rutin.

⚙️ 1. Pengenalan `DriveApp`

Google Apps Script menyediakan layanan bernama DriveApp untuk berinteraksi dengan file dan folder di Google Drive.
Kita bisa menggunakannya untuk melakukan hampir semua hal yang bisa kita lakukan di antarmuka web Google Drive.

Beberapa metode penting:

DriveApp.getFiles() → Ambil semua file.
DriveApp.getFolderById(id) → Akses folder berdasarkan ID.
DriveApp.createFolder(nama) → Buat folder baru.
file.makeCopy() → Salin file.
file.moveTo(folder) → Pindahkan file.

📁 2. Membuat Folder Otomatis

Kita mulai dengan hal paling dasar — membuat folder baru di Drive:


function buatFolderBaru() {
  const folderBaru = DriveApp.createFolder('Backup Mingguan');
  Logger.log('Folder dibuat: ' + folderBaru.getName());
}

Setelah dijalankan, folder bernama “Backup Mingguan” akan muncul di Drive kita.

📂 3. Menemukan Folder Berdasarkan Nama

Jika kita ingin mencari folder yang sudah ada:


function cariFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Backup Mingguan');
  if (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    Logger.log('Folder ditemukan: ' + folder.getName());
  } else {
    Logger.log('Folder tidak ditemukan.');
  }
}

💡 getFoldersByName() mengembalikan iterator — artinya bisa ada lebih dari satu folder dengan nama sama, jadi kita perlu hasNext() dan next() untuk mengambilnya.

🧾 4. Menyalin File ke Folder Lain

Misalnya kita ingin menyalin file laporan dari folder utama ke folder backup otomatis.


function salinFileKeBackup() {
  const fileId = 'ID_FILE_ASLI'; // Ganti dengan ID file nyata
  const folderBackup = DriveApp.getFoldersByName('Backup Mingguan').next();
  
  const fileAsli = DriveApp.getFileById(fileId);
  const fileSalinan = fileAsli.makeCopy(`Backup - ${new Date().toISOString()}`, folderBackup);
  
  Logger.log(`File berhasil disalin: ${fileSalinan.getName()}`);
}

👉 ID file bisa kita ambil dari URL Google Drive:
contohnya


https://drive.google.com/file/d/1abcXYZ123/view?usp=sharing  
→ ID-nya: 1abcXYZ123

🗃️ 5. Memindahkan File

Kita juga bisa memindahkan file dari satu folder ke folder lain:


function pindahkanFile() {
  const file = DriveApp.getFileById('ID_FILE_ASLI');
  const folderTujuan = DriveApp.getFoldersByName('Arsip').next();
  
  file.moveTo(folderTujuan);
  Logger.log('File berhasil dipindahkan ke folder Arsip');
}

⚠️ Catatan:
File yang dipindahkan akan hilang dari folder asal (bukan disalin).

🧹 6. Menghapus File Lama Otomatis

Kita bisa membuat sistem pembersihan otomatis — misalnya menghapus file backup yang lebih tua dari 7 hari.


function hapusFileLama() {
  const folderBackup = DriveApp.getFoldersByName('Backup Mingguan').next();
  const files = folderBackup.getFiles();
  const batasWaktu = new Date();
  batasWaktu.setDate(batasWaktu.getDate() - 7);
  
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const tanggalBuat = file.getDateCreated();
    if (tanggalBuat < batasWaktu) {
      Logger.log(`Menghapus file lama: ${file.getName()}`);
      file.setTrashed(true); // Mengirim ke “Trash”
    }
  }
}

Dengan begini, setiap minggu kita bisa bersihkan backup lama agar Drive tidak penuh.

🕐 7. Otomasi Backup dengan Trigger Waktu

Kita bisa gabungkan semua logika di atas dengan trigger waktu agar berjalan otomatis tiap minggu.


function buatTriggerBackupMingguan() {
  ScriptApp.newTrigger('salinFileKeBackup')
    .timeBased()
    .everyWeeks(1)
    .onWeekDay(ScriptApp.WeekDay.MONDAY)
    .atHour(8)
    .create();
}

Dengan script ini, file kita akan otomatis dibackup ke folder “Backup Mingguan” setiap Senin pagi jam 8.

🧠 8. Tips Praktis

Gunakan Logger.log() atau console.log() (jika pakai V8 engine) untuk melihat hasil proses.
Jangan lupa periksa kuota Drive — script tidak akan bisa membuat salinan jika penyimpanan penuh.
Gunakan file.getUrl() untuk mendapatkan link ke file hasil proses.

Di seri ini kita sudah belajar:

Menggunakan DriveApp untuk membuat dan mencari folder.
Menyalin dan memindahkan file antar folder.
Menghapus file lama secara otomatis.
Menjadwalkan backup mingguan dengan trigger waktu.

Dengan kemampuan ini, kita bisa membuat sistem backup, arsip, dan manajemen dokumen otomatis yang sepenuhnya berjalan di cloud.

🔜 Seri Selanjutnya

➡️ Seri 7: Membuat Add-on Sederhana untuk Google Sheets

Kita akan belajar bagaimana membuat menu khusus di Google Sheets, lalu menambahkan tombol atau fungsi yang bisa dipakai langsung oleh pengguna — seolah kita membuat aplikasi mini di dalam Spreadsheet.

Delphi Guru

Cari Blog Ini